Organiser et sécuriser tes archives numériques : méthode pratique sur 2 jours
Version du programme : 1
Type de formation
PrésentielDurée de formation
14 heures (2 jours)Accessibilité
OuiOrganiser et sécuriser tes archives numériques : méthode pratique sur 2 jours
Cette formation de 2 jours en présentiel t'aide à reprendre en main tes archives numériques (dossiers, fichiers, espaces réseau, cloud interne…). Tu pars de ton contexte réel pour analyser l'existant, concevoir une arborescence claire et mettre en place une méthode de travail durable. Au programme : diagnostic de ton organisation documentaire numérique, construction d'un plan de classement adapté à ta collectivité ou structure, règles de nommage et de circulation des fichiers, outils de suivi (tableaux de bord, fiches de dossier), plan d'action final pour déployer le projet dans ton service. Les documents papier sont abordés uniquement à titre d'information et d'exemples. Tu repars avec des modèles prêts à l'emploi et un mini-plan de projet validé, que la formation se déroule en individuel (un seul apprenant) ou en groupe.
Objectifs de la formation
- À l'issue des 2 jours, tu seras capable de poser les bases d'un système d'archives numériques structuré, de concevoir une arborescence adaptée et de lancer un projet de mise en ordre dans ta structure.
- Réaliser un état des lieux synthétique de tes documents numériques en moins de 2 heures
- Produire une arborescence cible complète pour un service ou une activité
- Formaliser une convention de nommage et un tableau de suivi opérationnel
- Rédiger un plan d'action daté (3 à 6 mois) validé avec ton responsable
Profil des bénéficiaires
- Agents de collectivités
- Secrétariats
- Assistantes
- Responsables de service
- Usage courant de l’ordinateur
- Projet d'archives numériques à lancer ou restructurer
Contenu de la formation
Cadre et diagnostic
- Enjeux des archives numériques
- Cadre réglementaire de base (archivage et données numériques)
- Cartographie des flux documentaires numériques
- Atelier d'état des lieux (espaces réseau, postes locaux, cloud interne)
Plan de classement
- Principes d'arborescence pour les dossiers numériques
- Cas pratiques
- Construction de ton arbre d'archives numériques (V1)
- Retours croisés en sous-groupes ou échanges individualisés
Méthode de travail
- Circuit de traitement simple des fichiers (qui crée, qui valide, qui archive)
- Droits d'accès et gestion des répertoires partagés
- Élaboration de ta convention de nommage
- Création d'un modèle de tableau de bord et de fiches de suivi
Pilotage de projet
- Étapes clés d'un projet d'archives numériques
- Priorisation
- Risques et solutions (perte de données, doublons, versions multiples)
- Rédaction de ton plan d'action final
- Présentation courte devant le groupe ou échange de restitution en individuel
Équipe pédagogique
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Les stagiaires produisent un diagnostic synthétique et une arborescence V1
- Les apprenants repartent avec une convention de nommage et un mini-plan d'action directement exploitables
Qualité et satisfaction
Lieu
Capacité d'accueil
Accessibilité
Non spécifié